Cara dan Hambatan Komunikasi Efektif dalam Organisasi

Beberapa tahapan praktis komunikasi efektif berikut ini:

a) Sampaikan pesan dengan jelas

Pastikan apa yang ingin Anda komunikasikan tercermin dengan tepat dalam komunikasi. Apakah Anda mengatakan dengan jelas tenang apa yang ingin Anda katakan, informasi yang ingin Anda sampaikan, dan hasil seperti apa yang Anda harapkan?

b) Siapkan komunikasi

Tentukan metode komnikasi apa yang akan Anda gunakan. Apakah Anda perlu menggunakan lebih dari satu metode? Misalnya, komunikasi langsung adalah yang terbaik untuk mempengaruhi orang lain, tetapi komunikasi tertulis merupakan metode terbaik menyangkut informasi yang terperinci.

c) Menyampaikan informasi

Kapan dan di mana Anda harus bertemu dengan orang tersebut untuk berdiskusi secara langsung? Apakah komunikasi tertulis harus menggunakan surat, faksimili, e-mail. Ada rutinitas dalam kebanyakan organisasi untuk mentransmisikan informasi. Anda harus memikirkan metode yang paling tepat.

d) Penerimaan

Pikirkan bagaimana pesan akan diterima. Apakah saat itu setiap orang hadir dalam rapat? Apakah pesan Anda akan sampai tepat waktu? Apakah mereka akan membaca memo yang Anda tulis? Jika tidak, pesan yang Anda kirim tidak akan sampai.

e) Reaksi terhadap pesan

Tahap ini merupakan tahap yang paling penting. Anda menginginkan agar penerima pesan mengambil tindakan sebab jika tidak, komunikasi tidak ada gunanya. Hal ini bergantung pada dua faktor, yakni kemampuan dan disposisi pihak penerima.

f) Umpan-balik

Periksalah pihak penerima untuk memastikan bahwa komunikasi telah dimengerti dan dilaksanakan. Setiap proses komunikasi yang tidak memiliki lingkaran umpan-balik tidak begitu berarti karena pihak pengirim tidak tahu apakah pesan tersebut telah dimengerti dan dilaksanakan dengan benar.

hambatan-hambatan komunikasi yang biasa terjadi dalam organisasi sebagai berikut:

a.Bahasa

Jika Anda menginginkan komunikasi yang sukses, pengirim pesan harus mempersiapkan pesan dalam bahasa penerima pesan. Laporan ilmiah yang sangat teknis tidak akan mempengaruhi kaum profesional dari bidang lain untuk melakukan tindakan.

b.Kebisingan

Istilah “kebisingan” (noise) mengacu pada semua hal yang mengganggu atau memperburuk komunikasi dalam organisasi. Misalnya, pesan Anda mengalami “bentrok” dengan pesan lain yang sama-sama harus diperhatikan. Jika si penerima mendapatkan banyak sekali memo setiap harinya, Anda harus memikirkan cara lain untuk mengirimkan pesan Anda.

c. Terlalu bertele-tele

Hindari gaya militer yang berlapis-lapis. Gunakan sesedikit mungkin tahap dalam komunikasi Anda. Pembuka adalah penting, namun hendaknya jangan sampai membuat Anda menjadi lupa terhadap inti pesan yang ingin Anda sampaikan sehingga penerima mengalami kesulitan dalam mengidentifikasi pesan.

d. Kesulitan mendengar

Ada banyak sekali kesulitan mendengar di pihak penerima. Tekanan kerja, masalah pribadi, prioritas lain atau kelebihan komunikasi merupakan penyebab munculnya kesulitan mendengarkan.

e. Ketidakpercayaan

Ada banyak alasan mengapa pihak penerima tidak percaya dan bersikap sinis terhadap suatu komunikasi. Sebagian rasa tidak percaya tersebut bisa jadi disebabkan oleh pihak pengirim—misalnya, jika Anda menandai semua surat Anda, “penting”, atau jika Anda tidak begitu terbuka dalam komunikasi sebelumnya.

f. Emosi

Emosi mempengaruhi komunikasi dalam, setidaknya, dua cara. Pertama, situasi yang sarat emosi dapat menyebabkan terjadinya banyak ebisingan yang menyebabkan penyimpangan komunikasi. Kedua, cara paling efektif untuk membuat seseorang melakukan tindakan adalah melalui emosi mereka.

g. Lingkaran umpan-balik

Tidak adanya lingkaran umpan-balik membuat pihak pengirim tidak yakin bahwa pesan telah sepenuhnya dimengerti

download materi disini